Cas client:

Automatiser les relances d’accords de travaux

Une société de dépannage et de services à domicile, organisée en réseau multi-agences, qui intervient pour le compte de gestionnaires immobiliers et de syndics. Son activité repose sur un flux continu d'interventions, piloté au quotidien sur un logiciel de gestion d'interventions en colonnes (kanban). Chaque chantier suit le même parcours : une demande, un accord, une intervention, une facturation.

Objectifs et
Challenge

Avant d’intervenir puis de facturer, l’entreprise doit obtenir un accord de travaux du gestionnaire. Une fois la demande envoyée, le dossier bascule « en attente de retour gestionnaire », et c’est là que tout se grippe : le gestionnaire ne répond pas toujours, et personne ne pense à relancer. Relancer à la main est chronophage, et c’est la première tâche qui saute dès que le volume d’interventions monte. Résultat, des cartes qui dorment dans la colonne d’attente, des interventions retardées et une trésorerie qui ralentit faute d’accords validés. L’objectif était clair : ne plus jamais laisser un accord de travaux sans relance, sans ajouter la moindre charge à l’équipe.

Parallèlement, l’onboarding du site a été entièrement repensé afin de proposer une expérience plus claire et plus ergonomique pour les utilisateurs. Enfin, les liaisons techniques ainsi que les actions liées aux emails ont été retravaillées et automatisées, dans le but d’optimiser le parcours des abonnés et de fluidifier la gestion des communications.

Le point de vue de l’expert

Le problème n’était pas le manque de volonté, mais l’absence d’un système. Une relance fiable ne peut pas reposer sur la mémoire d’une équipe débordée. Nous avons transformé un suivi manuel, chronophage et vite oublié, en un processus automatique, régulier et silencieux. Le logiciel d’interventions devient le point de départ d’une relance qui se déclenche toute seule, au bon moment, sur le bon interlocuteur.

Les solutions
mises en place

Nous avons branché une relance automatique des gestionnaires directement sur le logiciel d’interventions déjà utilisé, sans rien changer aux habitudes des équipes. Concrètement :

Lecture quotidienne du kanban : chaque jour, un workflow (n8n) repère les cartes en attente de retour gestionnaire, sans aucune intervention humaine.
Relance ciblée et maîtrisée : le bon gestionnaire est relancé par e-mail, à une cadence définie, sans jamais envoyer deux fois la même relance.
Sortie automatique de la boucle : dès qu’un accord arrive, le dossier quitte la file de relance, sur toutes les agences en même temps.

L’ensemble tourne en tâche de fond. L’équipe n’a rien à déclencher, rien à surveiller.

Les résultats
obtenus

Plus aucun accord oublié

Chaque demande est suivie automatiquement jusqu’à obtenir une réponse. Les dossiers ne restent plus bloqués dans la colonne « en attente de retour gestionnaire », même lorsque le volume d’interventions augmente.

Des équipes libérées des relances

Les collaborateurs n’ont plus à vérifier quotidiennement les dossiers en attente ni à envoyer manuellement les relances. Le suivi est entièrement automatisé en arrière-plan, sans modifier leurs habitudes de travail.

Des interventions qui avancent plus rapidement

En relançant systématiquement les gestionnaires au bon moment, les accords arrivent plus régulièrement. Les interventions sont déclenchées plus vite et les facturations ne sont plus retardées par des dossiers oubliés.

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